KPAD Harapkan Setiap SKPD Aktif Pilah Arsip

Gianyar,suaradewata.com - Kantor Perpustakaan dan Arsip Dokumentasi (KPAD) Kabupaten Gianyar harapkan seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) aktif memilah arsip yang sering dipakai, jarang dipakai serta tidak pernah dipakai, hal tersebut diungkapkan Kepala KPAD Gianyar, R. Hery Nurhancoko, saat memusnhkan secara simbolik arsip yang tidak terpakai, di halaman Kantor KPAD Gianyar, Jalan Kaliasem, Gianyar, Selasa, (29/8).

Lebih lanjut, Hery Nurhancoko mengatakan pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang tidak berguna yang diserahkan SKPD ke KPAD. Pihaknya berharap SKPD lebih selektif memilah arsip yang penting, “Mana arsip yang masih aktif dipergunakan, jarang dipakai, sama sekali tidak dipakai dan mana arsip yang memiliki nilai sejarah, sehingga yang tidak dipakai bisa dimusnahkan,” imbuhnya.

Jangka waktu berlakunya arsip disesuaikan kebutuhan SKPD masing-masing. Beberapa arsip penting seperti SK, Perbub, Perda dan beberapa kerjasama agar disimpan dengan baik, namun jika arsip sudah tidak berguna lagi, sebaiknya dimusnahkan. Pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu cara menghindari masalah di kemudian hari, sehingga arsip yang ada bisa dipergunakan nanti bilamana diperlukan.   

Ketersediaan arsip yang memadai merupakan salah satu cara memberikan pelayanan ke publik, hanya saja banyaknya arsip di Kabupaten Gianyar mengharuskan KPAD memusnahkan beberapa yang tidak terpakai. Ketersediaan arsip yang baik merupakan salah satu bentuk pelayanan ke publik sesuai UU Keterbukaan Informasi Publik. Kedepan KPAD Kabupaten Gianyar sudah menyusun Perda Kearsipan, Perda tersebut mengaharapkan setiap SKPD memiliki tenaga pengelolaan arsip, memiliki kepastian hukum serta bukti sah tentang arsip, dan menyelamatkan dokumen negara di Kabupaten Gianyar.

Sementara KPAD Kabupaten Gianyar masih menggunakan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP 28 Tahun 1012. Hery berharap Perda Kearsipan yang disusun KPAD Kabupaten Gianyar bisa segera di tetapkan DPRD, sehingga bisa dipergunakan. Sehingga Gianyar memiliki tata kelola arsip yang baik. “ Pelaksanaan Program Autentika dokumen negara dalam penyelamatan aset negara sangat diperlukan KPAD, sehingga bebera dokumen penting seharusnya disimpan di instansi bersangkutan dan KPAD memiliki copy-an yang di sahkan pejabat terkait, kemuadian arsip tersebut akan menjadi saksi ahli jika terjadi kasus hukum,” imbuhnya.gus

• TAGS: